"Auf der Suche nach einem effizienten Beschaffungsmodul für C-Teile sind wir auf DIG gestoßen. Die komplette und prozessintegrierte Lösung von DIG hat uns überzeugt, die professionelle Projektabwicklung seitens DIG, Herrn Eisler hat uns begeistert und unsere User haben das System ohne große Schulungsmaßnahmen umgehend gerne angenommen.
Wir danken dem gesamten DIG-Team für die problemlose und rasche Projektabwicklung und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit."
Die elektronische Beschaffung der Austria Metall AG mit der eProcurementplattform eRelation/Procurement der DIG.
Im Juli 2006 hat sich die Austria Metall AG, ein führender Anbieter von hoch qualitativen Walzprodukten, kundengezeichneten Spezialprofilen, Gußlegierungen in Form von Masseln, Flüssig-Metall und Rundbarren, entschlossen, die zukünftige C-Artikelbeschaffung über die Beschaffungsplattform eRelation/Procurement durchzuführen.
Die Mitarbeiter von AMAG haben derzeit Zugriff auf 13 elektronische Lieferantenkataloge. Produkte wie Werkzeuge, Maschinen, technische Produkte (Maschinenelemente, Hydraulik/Pneumatik, Armaturen, technisches Verbrauchsmaterial), Lager- und Betriebseinrichtungen, Elektronik sowie Büromaterial und EDV-Verbrauchsgüter werden ausschließlich elektronisch beschafft. Die Kataloge wurden von den Lieferanten auf Basis eines Qualitätshandbuches erstellt. Die Lieferantenkataloge wurden von DIG genau auf die qualitative Darstellung der Informationen geprüft. Auch wurden die Lieferanten bei der Erstellung und bei Korrekturen der elektronischen Kataloge intensiv von DIG unterstützt. Das Gesamtprojektmanagement lag bei DIG, sodass die internen Ressourcen bei AMAG mit diesem Projekt nicht zusätzlich belastet wurden.
AMAG hat als ERP System SAP im Einsatz, verzichtet jedoch auf den Einsatz des EBP (Enterprise Buyer Professional). Somit erfolgt die Abbildung der Einkaufsorganisation, sowie die Verwaltung der Kostenstellen, Sachkonten, Standorte, User, Rechte und Sichten auf eRelation/Procurement.
Die AMAG Mitarbeiter greifen über das Internet auf eRelation/Procurement zu, generieren eine Bestellung aus den ihnen zugewiesenen Katalogen, welche anschließend an SAP übergeben wird. Im SAP wird diese Bestellung automatisiert mit Zusatzdaten wie Bestellnummer und Positionsnummern angereichert und wiederum automatisiert an das DIG Rechenzentrum übergeben. Dort wird die Bestellung in das vom Lieferanten gewünschte Format konvertiert und an das ERP System des Lieferanten weitergeleitet.
Im Gegenzug überträgt der Lieferant eine Auftragsbestätigung, im Format des Lieferanten, an das Rechenzentrum von DIG. DIG vergleicht die AB-Daten mit den Bestelldaten. Falls eine Abweichung zur Bestellung auftritt, z.B. unterschiedliche Lieferzeiten, so wird eine AB-Abweichungsmeldung erstellt. Diese Meldung wird per eMail an den jeweiligen Beschaffer oder Einkäufer übermittelt. Anschließend wird die Auftragsbestätigung in das Format von AMAG konvertiert und an das SAP übergeben.
Nach Kommissionierung der Ware überträgt der Lieferant einen elektronischen Lieferschein, im Format des Lieferanten, an das Rechenzentrum von DIG. DIG konvertiert den Lieferschein in das Format der AMAG und übergibt diesen an das SAP. Im SAP der AMAG erfolgt mit dem Lieferschein eine automatisierte Vorerfassung des Wareneingangs. Nach Erhalt der Ware muss der Mitarbeiter von AMAG den vorerfassten Wareneingang lediglich mit einem Klick bestätigen. Die Bestätigung der einzelnen Positionen entfällt somit.
Mit der elektronischen Rechnung wird der gesamte Beschaffungskreislauf geschlossen. Der Lieferant übermittelt DIG die elektronische Rechnung in dem Format, in dem er exportieren kann. DIG führt eine vollautomatisierte, vorgelagerte Rechnungskontrolle durch. Dabei wird die elektronische Rechnung mit der elektronischen Bestellung abgeglichen. Falls eine Abweichung aufscheint, wird die elektronische Rechnung an den Lieferanten zur Korrektur zurückgewiesen. Korrekte Rechnungen werden in das Format der AMAG konvertiert und an das SAP der AMAG übergeben. Durch die vorgelagerte Rechnungskontrolle ist gewährleistet, dass AMAG nur inhaltlich geprüfte und somit korrekte Rechnungen erhält.
Im Zuge dieses Projektes entschloss sich AMAG, die Erstellung einer Bestellung aus einer BANF (Bestellanforderung) ebenfalls zu automatisieren. Viele SAP Kunden haben einen großen manuellen Aufwand (Preis- und Mengennachfrage beim Lieferanten), wenn aus einer BANF eine Bestellung erzeugt werden soll, gleichgültig ob diese manuell erstellt wird, oder aus einem Dispolauf kommt. Unter Einbeziehung der eProcurementplattform eRelation/Procurement, wurde die automatisierte Erzeugung einer Bestellung aus einer BANF, umgesetzt. Somit erspart sich AMAG zeitaufwendige Rückfragen (Mails, Telefonate, Faxe) für Preis- und Mengeneinheiten bei den Lieferanten. Durch die korrekten Preis- und Mengeneinheiten in den Bestellungen, generiert AMAG ein Höchstmaß an Wertschöpfung, da der Prozesskreislauf mit der AB, dem Lieferschein, der vorgelagerten Rechnungskontrolle und der Rechnung vollautomatisiert geschlossen wird. Dieser Prozesskreislauf senkte somit die Kosten für die Beschaffung auf Basis einer BANF erheblich.
