Austria Bau OÖ durch AKD und DIG im Vormarsch
Einzigartige Kooperation
Bildunterschrift Bild 1, Kooperation
Schluss mit Zettelwirtschaft
AKD-Archiv für OÖ, NÖ und Wien
Individuelle Lösungen per Internet
Win-win-Situation für Austria Bau und Lieferanten
Die Kooperationspartner
Josef Rechberger, Geschäftsführer
Rückfragen
+++ Elektronische Buchung +++ OÖs Baumeister als Vorbild +++ enorme Kosten- und Zeitersparnis +++ AKD implementiert mit DIG elektronische Rechnungsabwicklung +++ jährlich 260.000 Seiten +++ 174.000 Rechnungen +++ AKD-Rechenzentrum archiviert 1,6 Mio Seiten +++
Linz (Jänner 08) - Die Austria Bau OÖ, ein Verbund von 32 Baumeister-Unternehmen, hat 2007 perfekte Vorarbeit im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung geleistet. Damit steht der flächendeckenden Einführung elektronischer Buchungen im Neuen Jahr nichts mehr im Wege. Professionalität ist angesagt, denn das Signaturgesetz wird ab 2008 sanktioniert.
Die Austria Bau Oberösterreich GmbH. wird gemeinsam mit DIG und AKD als Partner über die Outsourcing-Lösung DIG eRelation das komplette Volumen von Rechnungen – sowohl im Eingang, wie auch im Ausgang – abwickeln. Denn die weit verbreitete Praxis, Faktura ohne elektronische Signatur per E-Mail zu übermitteln, ist erlasswidrig und kann den Empfänger teuer zu stehen kommen. Die übliche Methode, unsignierte PDF-Dokumente auszudrucken und abzulegen, ist laut Finanzministerium unzulässig. Diese Rechnungen brauchen eine digitale Signatur, um rechtliche Gültigkeit zu erlangen und bei einer Vorsteuerprüfung anerkannt zu werden.
Der Belegverkehr mit volumenreichen Lieferanten wie Pramer Baustoffe, Poschacher Baustoffhandel, C.Bergmann, Büro Handel, Avenarius Agro und viele mehr erfolgt bereits elektronisch. Und damit werden wesentliche Teile des Geschäftsprozesses optimiert. Nun wird das Projekt großflächig ausgerollt und die Anzahl der angebundenen Lieferanten für die elektronische Rechnung weiter erhöht. Bereits im 1. Quartal wird die 50%-Quote der gesamten Eingangsrechnungen an die Austria Bau OÖ überschritten sein, bis Ende 2008 werden 75% angepeilt.
Geschäftsführer Josef Rechberger / Austria Bau OÖ hat mit der Fa. DIG unter der Projektleitung von AKDGeschäftsführerin Anita Moser für sein Eingangsvolumen von jährlich mehr als 174.000 Rechnungen mit über 260.000 Seiten die absolut richtigen und kompetentesten Partner gefunden:
„DIG unterstützt mich neben der Anbindung der Lieferanten gemeinsam mit unserer EDV-Tochter AKD Baunetzwerk beim Aufbau der optimalen Ablauforganisation bis hin zu den Mitgliedern. Da ist uns gemeinsam etwas gelungen, das es in der Baubranche bisher noch nicht gibt, zumal viele Versuche von anderen Kooperationen bis dato noch immer gescheitert sind."
Michael Eisler/DIG, Anita Moser/AKD und Josef Rechberger/Austria Bau OÖ.
Normalerweise kommen Eingangsrechnungen per Post, werden händisch geöffnet, mit der Hauspost an die Fachabteilung zur Abzeichnung geschickt, mehrfach vervielfältigt und gehen an-schließend wieder zur Finanzbuchhaltung zurück. Dieser lang-wierige Prozess wird durch die Digitalisierung wesentlich vereinfacht.
Bei der Lösung für die Austria Bau OÖ wird ein Großteil der eingehenden Rechnungen der Lieferanten elektronisch über DIG eRelation empfangen, geprüft und im zentralen Buchhaltungs-system der Austria Bau OÖ bereits vollelektronisch zur Buchung vorerfasst. Im zweiten Schritt werden diese durch DIG eRelation signiert und geprüft und als Ausgangsrechnungen an das zentrale Archiv zur elektronischen Aufbewahrung übergeben. Parallel dazu werden diese als Ausgangsrechnung in die Buchhaltungssysteme der 32 Gesellschafter elektronisch übertragen.
Je nach Buchhaltungssoftware der Gesellschafter wird hier bis zu 90 % der gesamten Beleg-Buchungsarbeit elektronisch und damit bereits voll automatisiert durchgeführt.
Das AKD-Rechenzentrum archiviert jährlich knapp 365.000 Seiten und weist derzeit ein Belegvolumen von über 1,6 Mio Seiten auf. Die AKD-Archivlösung sowie das zentrale Buchhaltungssystem steht neben den oö. Baumeistern auch ihrem Pendant in NÖ und Wien, der BAU1 zur Verfügung.
Ing. Martin Humer, Baumeister:
„Unsere Firma erhält seit Juli 2007 von der Austria Bau OÖ alle Eingangsrechnungen in elektronischer Form. Durch die gute Zusammenarbeit aller Beteiligten können wir seit Dezember alle Lieferantenrechnungen direkt in unser Buchhaltungssystem übernehmen. Es entfällt für uns eine zeitaufwändige Erfassung, und Eingabefehler werden vermieden. Ein großer Vorteil ist die Verknüpfung zum Originalbeleg. Wir können nun aus allen Abfragen der Kostenrechnung und der Buchhaltung direkt die Originalrechnung am Bildschirm anzeigen bzw. rasch ausdrucken. Dadurch wird die Ablage reduziert und die Suche nach Lieferantenrechnungen stark vereinfacht.“
Die Lieferanten der Austria Bau OÖ werden von DIG unterstützt und mit einer Vielzahl an Möglichkeiten an die DIG-Internet-Plattform eRelation angebunden. Sie erhalten damit auch gleich die Möglichkeit, parallel eBilling oder das komplette Output-Management (inklusive Papier-Ausgangsrechnungen) über DIG eRelation abzuwickeln. Damit werden die eigenen Prozesse optimiert und enorme Kosten eingespart.
DIG bietet den Mitgliedern und Kunden der Austria Bau OÖ umfangreiche Möglichkeiten der elektronischen Anbindung. In Kooperation mit dem AKD Baunetzwerk wurden zahlreiche Varianten der Datenübertragung entwickelt und umgesetzt, sodass die Kunden ihre Rechnungen so erhalten, wie sie sich das wünschen bzw. in den jeweiligen hausinternen Systemen am leichtesten weiter verarbeitet werden können.
„Wir gehen im Detail auf die technischen und organisatorischen Voraussetzungen der teilnehmenden Firmen ein und setzen wirklich da an, wo es Sinn macht – auch finanziell“, sagt DIG-Geschäftsführer Michael Eisler.
Das AKD Baunetzwerk ergänzte im Auftrag der Austria Bau OÖ die Prozessoptimierung mit der hauseigenen Entwicklung eines Workflow Prozesses auf Basis Microsoft Sharepoint Services zur Elektronischen Rechnungskontrolle für die Bauunternehmer. Damit werden unzählige Kopiervorgänge, Postgebühren sowie unnötiger Zeitaufwand vermieden - und zusätzlich Kosten gespart.
Anita Moser , Geschäftsführerin der AKD Baunetzwerk GmbH:
„Um eine durchgängig optimierte Gesamtlösung in der Verwaltung zu erhalten, sind Prozess- & Ablauforganisationen erforderlich, wie z.B. die umgesetzte Lösung der Rechnungskontrolle am Bildschirm anstatt auf Papier. Das AKD Baunetzwerk bietet zahlreiche Lösungen für Office-Optimierungsprozesse an und unterstützt ihre Kunden auch in der internen Organisation. Mit DIG als Partner ergänzen wir uns perfekt und können so für die Betriebe optimale Lösungen umsetzen.“
Dietmar Steinkellner / Poschacher Baustoffhandel:
„Wir sind für Neuerungen immer offen. Als Herr Rechberger an uns herangetreten ist, dass eine elektronische Übermittlung der Rechnungen angestrebt wird, war es für uns klar, dass wir da mitmachen. Es ist der richtige Weg in die Zukunft. Das Ziel war für uns von Anfang an klar festgelegt, dass nicht nur die Austria Bau OÖ, sondern künftig alle Baumeister die Rechnungen auf diesen Weg bekommen sollen. Der erste Schritt ist erfolgreich gemacht. Persönlich möchte ich mich bei den beteiligten Firmen für die sehr gute Zusammenarbeit bedanken.“
Mag. Gerlinde Pramer MBA, Pramer Baustoffe GmbH:
„Um nicht nur in Verkauf und Logistik unsere Kunden optimal zu betreuen, kamen wir sehr gerne dem Wunsch der Austria Bau OÖ auf elektronische Rechnungslegung nach und setzten dieses zukunftsweisende Projekt umgehend in die Tat um. DIG stand uns als kompetenter Partner hilfreich zur Seite. Wir gratulieren allen Beteiligten zu diesem Erfolg.“
OÖ Bauwirtschaftsförderungs GmbH (BWG) nunmehr AUSTRIA BAU Oberösterreich GesmbH:
Die BWG wurde 1986 als Einkaufsgesellschaft gegründet und zählt mittlerweile 32 Baumeister-Unternehmen in Oberösterreich. Sie versteht sich als Servicezentrale für kleine und mittelständische Bauunternehmungen, welche die Konkurrenzfähigkeit der Gesellschafter im Spannungsfeld zwischen Bauindustrie und Fertighausindustrie wesentlich erhöht. Neben dem gemeinsamen Einkauf sind die Schwerpunkte der Dienstleistungen im Verbund eine gemeinsame Personalentwicklung, aber auch die Verhandlungen von Versicherungspaketen. Kurz: Die BWG kümmert sich um alle organisatorischen Dinge, damit sich die Baubetriebe voll auf 'das Bauen' konzentrieren können. Nun ist ein weiterer Schritt mit einem gemeinsamen Marktauftritt unter der Dachmarke AUSTRIA BAU geplant.
AKD Baunetzwerk GmbH:
Das AKD Baunetzwerk ist aus den Bedürfnissen der Bauwirtschaft entstanden und bietet umfassende IT-Lösungen speziell für Baufirmen und das Baunebengewerbe. Ob Ankauf neuer Hard- und Software, interne Netzwerke, Anbindungen an wichtige Applikationen oder E-Mail und Webhosting - AKD bietet maßgeschneiderte Lösungen für alle wesentlichen Bereiche der EDV. Office Optimierung Moser bietet zudem EDV Schulungen & Prozessoptimierungen jeglicher Art. Bereits zahlreiche Referenzkunden der Austria Bau OÖ bestätigen diese Kooperation.
Micheal Eisler, Pamela Dumhart und Leopold Binder
DIG digital-information-gateway GmbH:
DIG hat sich seit der Gründung 2001 in Österreich zu einem Marktführer im Bereich elektronischer Geschäftsbeziehungen (EDI, eProcurement, eBilling inbound / outbound, Signatur) entwickelt. Seit 2007 ist das neue Produkt DIG e-Relation im Einsatz, welches die perfekte Lösung für das Optimieren von Geschäftsprozessen im Outsourcing darstellt. Kunden wie UNIQA, VERBUND, AMAG oder Austria Bau OÖ nutzen bereits die ganzheitlichen Lösungen mit eRelation – eine Vereinfachung und Beschleunigung von Bestell-, Rechnungs- und Genehmigungsprozessen steht dabei im Fokus. Die Flexibilität und das effektive Umsetzen neuer Kundenbedürfnisse, hochwertigste Qualität und ein kompetentes Team begleiten im Projekt und im Betrieb.
"Ich bin voll überzeugt, dass ich mit DIG für mein Rechnungseingangsvolumen von jährlich mehr als 130.000 Rechnungen mit über 250.000 Seiten, den absolut richtigen und kompetentesten Partner gefunden habe.
Die DIG unterstützt mich neben der Anbindung der Lieferanten auch gemeinsam mit unserer Tochter für EDV - AKD Baunetzwerk GmbH - beim Aufbau der optimalen Ablauforganisation bis hin zu den Mitgliedern. Da ist uns gemeinsam etwas gelungen, dass es in der Baubranche bisher noch nicht gibt und viele Versuche von anderen Kooperationen bis dato noch immer gescheitert sind."
Austria Bau Oberösterreich GmbH
4040 Linz, Freistädter Straße 307
Tel: +43 732 66 17 53-0
josef.rechberger[at]abau[dot]at
AKD Baunetzwerk GmbH
4040 Linz, Freistädter Straße 30
Tel: +43 732 661753 940
anita.moser[at]akdbau[dot]at
DIG digital-information-gateway GmbH
4040 Linz, Hauptstraße 4
Tel: +43 732 615119-0
michael.eisler[at]dig[dot]at
Redaktion:
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4020 Linz, Hofgasse 3
Tel: 0732-770649
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