Geschäftsreisedienstleister HRG Austria nutzt im Bereich des elektronischen Rechnungsversandes DIG eRelation.
HRG - eRelation Highlights
Fakten
Das Projekt
Durchwegs zufriedene Kunden bei HRG!
Komfort und Transparenz
HRG Austria
September 2008 – Als führender Anbieter von Geschäftsreisedienstleistungen führt HRG Austria (HRG) den elektronischen Rechnungsversand in Zusammenarbeit mit DIG ein. DIG übernimmt dabei das komplette Outputmanagement sämtlicher Rechnungen der HRG.
Das Projekt beinhaltet den Versand der Rechnungen als PDF-Dokument, inklusive elektronischer Signatur, sowie die Bereitstellung der Rechnungsinhaltsdaten als strukturiertes Datenformat. Damit wird die automatische Prüfung und Verbuchung der Rechnung möglich und führt auf Empfängerseite zu erheblichen Prozessoptimierungen. Parallel dazu werden auch die papierbasierten Rechnungen über die an DIG angebundene Druckstraße versendet, wodurch der Ausgangskanal für HRG-Rechnungen komplett medienunabhängig wird.
Außerdem werden die Rechnungsbelege im DIG eRelation/Billing-Portal hinterlegt, welches eine Vielzahl an Selektions- und Filterkriterien bietet. Damit werden die zum Teil sehr häufigen Nachfragen zu Rechnungskopien minimiert, da die Kunden über dieses Portal direkt und jederzeit Zugriff auf ihre HRG Rechnungen haben. Die komfortablen HRG-Services werden mit den Procurement- und Billing-Workflows der DIG kombiniert. Diese Symbiose hat einen nachhaltigen Effekt: das Travel Management wird optimiert und effektiver gestaltet. Der gesamte Ablauf wird für Versender und Empfänger deutlich schneller, transparenter und kostengünstiger.
„Die Akzeptanz unserer Kunden für eine Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand war erstaunlich hoch. Insbesonders große Konzerne erkennen das enorme Einsparungspotential bei der Prozessoptimierung.“ bestätigt Mag. Harald Weiss, Director Finance & Administration bei HRG Austria.
„Seit wir Anfang August mit dem HRG Rechnungsportal live gegangen sind, sind die Anfragen nach Rechnungskopien erheblich zurückgegangen“, so Mag. Weiss weiter. „Das Portal wurde begeistert aufgenommen. Durch die schnellere, sichere und zuverlässige Zustellung wurde die Kundenzufriedenheit nicht nur erhöht, sondern wir sehen durch die Innovation auch eine weitere Chance zur Kundenbindung. Derzeit versenden wir rund 85 % unserer gesamten Rechnungen elektronisch, Tendenz steigend. Die wenigen großen Kunden, die noch auf Papierrechnung bestehen, werden wir in den kommenden Monaten zu überzeugen versuchen.
Abgesehen davon bedeutet die Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand für unser Unternehmen eine enorme Einsparung im Back-Office, sodass sich die getätigte Investition in wenigen Monaten amortisiert hat.“
Auch über die Projektabwicklung durch DIG findet Mag. Harald Weiss anerkennende Worte: „Durch die Konsequenz und die professionelle Umsetzung durch DIG konnte das Projekt trotz einiger Anlaufschwierigkeiten auf allen Seiten planmäßig starten.“
Porto-Optimierung
Seitens HRG werden die Rechnungsdaten im EDI- Format bereitgestellt, der DIG Client holt die entsprechenden Files selbständig ab und verarbeitet die Rechnungsdaten automatisch als PDF und XML. Vom DIG eRelation Server werden alle Rechnungsdaten ausgelesen und hinterlegt.
Jetzt wird anhand einer von HRG gepflegten Tabelle von DIG eRelation entschieden, ob die Rechnung über die Druckstraße läuft oder per E-Mail versandt wird...
Sammelrechnung
...und ob der Versand sofort durchgeführt wird oder als tägliche, wöchentliche oder monatliche Sammelrechnung (Merge).
Screenshot
Kundengruppen
Ein wesentliches Detail ist hier die Möglichkeit, ver- schiedene Unternehmungen nach ihrer Konzern- zugehörigkeit in Kundengruppen zusammenzufassen. Die PDF-Rechnung wird auf jeden Fall digital signiert und im eRelation-Portal hinterlegt.
Zustellrhythmus
Je nachdem welche Sendungsart von HRG für den jeweiligen Kunden ausgewählt wurde, werden die Rechnungen im definierten Zustellrhythmus (Tag, Woche, Monat) entweder als einzelne PDFs, als ZIP-Archiv oder in ein einziges PDF-File zusammen- gefasst per E-Mail versandt und zugestellt.
Screenshot
Portal-Specials
Die Rechnungsempfänger können sich zusätzlich bequem und einfach im eRelation-Portal einloggen und alle empfangenen Rechnungen als PDF downloaden, den Status der Sendungen überwachen oder erneut zustellen.
HRG Austria ist die österreichische Niederlassung des international tätigen Geschäftsreisedienstleisters Hogg Robinson Group (HRG), der 1845 gegründet wurde und über 60 Jahre Erfahrung im Geschäfts- reise-Management aufweist. HRG besitzt eigene Unternehmen oder hält Mehrheitsbeteiligungen an Geschäftsreiseagenturen in 25 wichtigen Schlüssel- und Wachstumsmärkten im asiatisch-pazifischen Raum, in Europa und in Nordamerika. Mit seinem weltweiten Partnernetzwerk ist HRG in über 100 Ländern präsent.
Ganz auf Wertschöpfung für Kunden ausgerichtet, bietet HRG ein breites Spektrum an Geschäftsreisedienstleistungen. Zum Umfang des Service-Portfolios gehören Corporate Travel Management, Consulting, Events & Meetings Management und Sports sowie Expense Management durch die Beteiligung an Spendvision.
