Travelmanagement

Einen weiteren Schwerpunkt von eRelation/Procurement bildet das Travelmanagement. Durch die Anbindung eines Geschäftsreisedienstleisters an die Katalogplattform wird der gewohnte Komfort noch zusätzlich erhöht. Über einen Konfigurator sind sämtliche Reiseaktivitäten, von Flug- und Hotelbuchungen, bis hin zu Mietwagenreservierungen, darstellbar und gleichzeitig werden dafür Bestellbezüge generiert.

Auch die Kreditkartenabrechnungen können integriert werden. So enfällt der manuelle Vergleich der Tickets mit den Abrechnungen und diese können automatisiert den Kostenstellen etc. zugeordnet werden. Der Genehmigungsprozess wird über einen einheitlichen Genehmigungs/Freigabeprozess abgebildet.

Darüber hinaus steht für den Mitarbeiter, zur Berechnung von KM-Geldern, Diäten (Taggelder, Nächtigungsgelder) und Barauslagen (Bewirtungsbelege, Taxi, etc.), ein komplettes Spesenabrechnungssystem zur Verfügung.

FUNKTIONEN

Ein oder mehrere Antragsformulare definierbar
Die Integration von Amadeus e-Travel Management verbessert die Einhaltung der Reiserichtlinien.
Spesen / Geschäftsausgaben:
Kostenzuordnungen (Kostenstellen, Projekte), Budget, 20 definierbare Felder (Text oder Auswahlfelder mit hinterlegbaren Tabellen)
Reisen:
Reiseroute (Flug oder Zug): Abreise-, Ankunftsort / -zeit, Fluglinie, Klasse
Unterbringung: Ort, Hotel, Zimmertyp
Mietwagen:
Übernahme- und Rückgabeort / -zeit, Anbieter, Kategorie: Selbst- buchung für Mitarbeiter und/oder Buchung über Travel Arranger

Genehmigung vor und nach der Buchung

Pre-trip / Kostenzuweisung vor der Reise:
Jeder Antrag kann Kostenstellen und Projekten zugeordnet werden. Das Reisebüro erhält die Referenzinformationen (z.B. Bestellnummer) für die Rechnungslegung.
Post-trip / Zuordnungen nach der Reise:
Jede einzelne Spesenposition (als Teil einer Spesenabrechnung) kann wiederum einer Kostenstelle oder Projekten zugeordnet werden. Die Genehmigung kann auf diesen Zuordnungen basieren und gewährleistet daher letztendlich auch die korrekte Zuordnung.

Kreditkartenabrechnung

Zuordnung der Kreditkartenabrechnungen zu den einzelnen Travelpositionen und elektronische Verbuchung möglich zwischen:

Travel Account (zentrale Abrechnungskarte) und Reiseantrag
Reiseantragsnummer und/oder Bestellnummer wird dem Reisebüro mitgeteilt.
Transaktionen des Travel Accounts werden importiert und dem Reiseantrag und/oder Mitarbeiter zugeordnet.
Travel Account und Rechnung des Reisebüros