Den Einkauf optimieren.
Internationaler Rollout bei UNIQA:
eRelation/Procurement nun in mehr als 10 Sprachen verfügbar!
Mag. Bernhard Spitaler, Leiter Konzereinkauf und Verwaltung
Die elektronische Beschaffung bei der UNIQA Versicherungen AG mit der Beschaffungsplattform eRelation/Procurement der DIG.
Im Jahr 2005 entschied sich die UNIQA, die elektronische Beschaffung von Produkten über die eProcurementplattform der DIG abzuwickeln. Dafür wurden bis heute 47 Kataloge von 16 verschiedenen Lieferanten auf eRelation/Procurement platziert. 750 Uniqa Mitarbeiter und 2400 VPI User (Makler, Generalagenturen) greifen auf die Kataloge zu. Bestellt werden Büromaterial, Drucksorten, Papier, Mobiltelefone und Zubehör, Elektronikartikel, EDV Verbrauchsgüter, Visitenkarten, Büromöbel und Mietautos.
Für die Büromöbel wurde ein eigener Konfigurator entwickelt, welcher auch für die Mietwagen-Reservierungen genutzt wird. Wer sich heute bei der Uniqa einen Tisch aussucht, kann sich diesen nach Tischtyp, Form, Größe usw. beliebig konfigurieren. Das jeweilige Zubehör (wie Kabelklemmen, CPU Halterung etc.) wird passend dazu angeboten.
Für die Visitenkarten wurde eine OCI Anbindung zu einem Lieferanten aufgebaut. Die Uniqa Mitarbeiter steigen von eRelation/Procurement auf den Server des Lieferanten um und können aus den nach Landesdirektionen gegliederten Vorlagen die für sie passende auswählen. Im Warenkorb wird an eRelation/Procurement eine Identifikationsnummer übergeben, die anschließend vom DIG Rechenzentrum mit der Bestellung an den Dienstleister weitergeleitet wird, der anhand dieser Nummer die Konfiguration am eigenen Server indentifizieren kann. Ob Visitenkarte, Telefon oder Büromöbel, jeder Lieferant erhält die Bestellungen im eigenen Format, so dass auch für die Lieferanten die effiziente, interne Weiterverarbeitung sichergestellt ist.
Um Status-Anfragen wie "Wo bleibt meine Lieferung, die müsste eigentlich schon hier sein?" an den zentralen Einkauf zu vermeiden, wurden die Track and Tracing Systeme der Lieferanten in die Plattform-Umgebung integriert. Jeder Mitarbeiter kann sich im Self-Service darüber informieren, wann und wo sich die bestellten Artikel gerade befinden.
Um die Prozesskette komplett zu schließen wurde die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung umgesetzt. Dies wurde mit der Plattform eRelation/Billing inbound (Plattform für elektronische Rechnungen, aus- und eingehend, mit digitaler Signatur) realisiert. Der Lieferant schickt die elektronische Rechnung im Lieferanten-Format an die DIG. Dort wird anhand definierter Regeln die automatisierte, vorgelagerte Rechnungskontrolle durchgeführt. Zusätzlich erfolgt die Kontierung mit dazugehörigen Sachkonto. Anschließend wird die Rechnung ins PDF Format konvertiert und elektronisch, rechtskonform signiert. Die Rechnungsdaten werden als Idoc an das SAP übergeben und dort verbucht. Dabei werden die unterschiedlichen Kontenklassen je nach Bestellwert berücksichtigt und Artikel, die über mehrere Jahre abzuschreiben sind, automatisch in die Anlagenbuchhaltung übernommen. Gleichzeitig wird die PDF Datei ans elektronische Archiv übergeben.
Nach einigen Jahren erfolgreichen Betriebs von eRelation/Procurement in Österreich und dem Einsatz der Einkaufsplattform in Tschechien, geht der Konzern UNIQA nun daran, in allen Ländern, in denen UNIQA vertreten ist, die eProcurementlösung der DIG einzusetzen.
"Mit der Erfahrung die wir in Österreich in den letzten Jahren sammeln konnten", so Mag. Bernhard Spitaler, Einkaufsleiter UNIQA, "konnten wir die ausländischen Konzerngesellschaften leicht davon überzeugen, dass sie eine sinnvolle Möglichkeit erhalten, ihre Einkaufsprozesse zu standardisieren, zu verbessern und zu automatisieren. Im ersten Halbjahr wird mit der Einführung der Procurementplattform der DIG in den ersten Ländern begonnen."
Für einen Konzern wie UNIQA ist es notwendig, dass es funktionierende und standardisierte Lösungen gibt, die Komplexität aus Prozessen herausnimmt, Abläufe vereinheitlicht, beschleunigt und trotzdem auf die regionale Selbständigkeit der einzelnen Gesellschaften Bezug nimmt.
Wesentlich ist, dass die Plattformoberfläche in der jeweiligen Landessprache vorhanden ist, damit die Akzeptanz nicht nur bei Management und Betriebsorganisatoren, sondern auch bei Einkauf und den einzelnen Beschaffern gegeben ist. Je nach den Möglichkeiten der ausländischen Konzerngesellschaften wird es zu Beginn verschiedene Varianten der Anbindung geben. Diese Varianten reichen von einer reinen Einkaufsplattform ohne Anbindung an das jeweilige ERP-System, bis hin zur vollständigen elektronischen Rechnungslösung mit Anbindung einzelner Lieferanten direkt, oder über ein angedachtes Purchasecard-System.
Die Plattform selbst ist mittlerweile Mandantenfähig, was die regionale Administration ermöglicht, aber trotzdem konzernweite Auswertungen zulässt. Auch auf eine entsprechende konzernweite sichere Zugriffsmöglichkeiten wird Wert gelegt und dabei über die LDAP Schiene gegangen.
Begonnen wird bei der Einführung von eRelation/Procurement in den Unternehmen immer mit einer genauen Analyse der einzelnen Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse und folgt anschließende eine Bewertung und Auswahl der Lieferanten. DIG unterstützt die UNIQA bei diesen Analysen mit ihren umfangreichen Erfahrungen, die sie aus den laufenden bzw. bereits finalisierten eProcurment-Projekten mit weiteren internationalen Kunden (Magna, Infineon, C&A) bezieht.
Der Einsatz dieser innovativen eProcurementlösung passt genau in den Auftritt von UNIQA, die in Ihren Produkten ebenfalls äußerst innovativ ist!
„Nach einer Vorerhebungs- und Evaluierungsphase begannen Ende Mai die Gespräche zwischen dem Zentralen Einkauf UNIQA und der Firma DIG über die Implementierung der Bestellplattform. In den darauf folgenden Monaten der Zusammenarbeit zwischen UNIQA, DIG und den Lieferanten merkte man die Qualität und die Professionalität bei unserem Partner DIG, mit der DIG agierte.
Anfang Oktober 2005 ging UNIQA Österreichweit mit 680 berechtigten Bestellern mit der Bestellplattform online. Ich bin mit der Abwicklung des Projektes, der Schnelligkeit der Umsetzung und der praktikablen Lösungsansätze sehr zufrieden, kann DIG daher guten Gewissens weiterempfehlen.“
