„DIG hat nicht nur die Termine gehalten, sondern teilweise sogar unterschritten. Hätten alle Lieferanten zeitgerecht und in entsprechender Qualität geliefert, hätten wir sogar vorzeitig produktiv gehen können. Alles hat reibungslos funktioniert, nicht zuletzt deshalb, weil unsere Lieferanten bei der Übernahme sehr gut betreut wurden.“
Die elektronische Beschaffung bei der Verbund AG mit der eProcurementplattform eRelation/Procurement.
Seit 24.05.2004 werden von ca. 300 Mitarbeitern beim Verbund über die eProcurementplattform eProcure der DIG sämtliche C-Artikel elektronisch beschafft. Derzeit haben die Verbundmitarbeiter Zugriff auf 23 elektronische Lieferantenkataloge mit über 500.000 Artikel. Produkte wie Büroartikel, EDV Zubehör, Mobiltelefone und Zubehör, Bekleidung, Sicherheitsausrüstung, Industrieprodukte, Werkzeuge und Maschinen, Elektromaterial und Zubehör, Lager- und Betriebseinrichtungen bis zur Mietwagenreservierung, werden ausschließlich elektronisch beschafft. In der Endausbaustufe können die Mitarbeiter auf 30 Lieferantenkataloge zugreifen.
Die Kataloge wurden von den Lieferanten auf Basis eines Qualitätshandbuches erstellt. Die Lieferantenkataloge wurden von DIG auch auf die qualitative Darstellung der Informationen geprüft. Weiters wurden die Lieferanten bei der Erstellung und bei Korrekturen der elektronischen Kataloge sehr intensiv von DIG unterstützt. Das Gesamtprojektmanagement wurde von DIG übernommen, sodass die internen Ressourcen beim Verbund mit diesem Projekt nicht zusätzlich belastet wurden.
Aus Kostengründen verzichtet der Verbund seit 01.01.2006 auf den Einsatz des SAP EBP. Die gesamte Verwaltung der Einkaufsorganisationen, Werks-, Standort-, Mitarbeiterverwaltung etc. wird auf eRelation/Procurement durchgeführt. Daher greifen die Verbundmitarbeiter über das Internet auf eRelation/Procurement zu, generieren eine Bestellung, welche anschließend an das SAP übergeben wird. Im SAP wird diese Bestellung mit Zusatzdaten wie Bestellnummer und Positionsnummern angereichert und wiederum an das Clearing Center der DIG übergeben. Im Clearing Center der DIG wird die Bestellung in das vom Lieferanten gewünschte Format konvertiert und an diesen weitergeleitet. Im Gegenzug übermittelt der Lieferant die Auftragsbestätigung für die betreffende Bestellung. Diese AB wird seitens DIG in das vom Verbund geforderte Format konvertiert und ins SAP vom Verbund übertragen, sowie als mail direkt ins Outlook des Bestellers übermittelt. Nach erfolgter Auslieferung der Ware, wird vom Lieferanten eine Rechnung an DIG übermittelt. Diese Rechnung wird im Vorfeld mit der Bestellung abgeglichen. Bei auftretenden Fehlern, wird die Rechnung an den Lieferanten, mit der Aufforderung zur Korrektur, zurückgewiesen. Fehlerfreie Rechnungen werden in einer 7-tägigen Zeitschleife geparkt und anschließend an den Verbund übermittelt. Sämtliche Prozesse zwischen Verbund – DIG und den Lieferanten, erfolgen frei von Medienbrüchen.
Im Zuge dieses Projektes wurde zusätzlich die elektronische Rechnungslegung mit den Lieferanten Airplus, Shell und BP realisiert. Es handelt sich hierbei um Kreditkarten- und Tankkartenabrechnungen. Die angeführten Unternehmen übermitteln dem Clearing Center der DIG elektronische Rechnungen, die in das Verbundformat konvertiert und an das SAP übertragen werden. Auch diese Rechnungen werden von DIG kontrolliert und gegebenenfalls an die Lieferanten zurückgewiesen.
Im Jänner 2005 wurde auch die elektronische Serversignatur für 18 Verbundlieferanten umgesetzt. Diese signierten, elektronischen Rechnungen dienen dem Verbund und den Lieferanten als Ersatz für die Papierrechnung. Bisher wurden an den Verbund, zusätzlich zu den elektronischen Rechnungen (EDI Rechnungen), auch die dazugehörigen Papierrechnungen übermittelt. Dies war notwendig um den Vorsteuerabzug vor dem Finanzamt geltend zu machen. Bei den Prüfungen durch das Finanzamt musste bisher auch die klassische Papierrechnung vorgelegt werden. Die EDI Rechnung alleine wurde nicht akzeptiert. Diese aufwendige Prozedur entfällt durch die Serversignatur, da die von uns signierten elektronischen Rechnungen die Authentizität und Integrität garantieren.
